Cztery koszty do rozważenia przy outsourcingu IT dla firm

Niezależnie od tego, czy szukasz outsourcingu IT dla swojej firmy, czy po prostu potrzebujesz pomocy zaufanej firmy outsourcingowej IT, istnieje wiele czynników do rozważenia. Oto spojrzenie na koszty z tym związane i znaczenie bezpośredniego nadzoru. Kolejnym problemem są kwestie bezpieczeństwa. Musisz upewnić się, że Twój dostawca outsourcingu IT przestrzega umów SLA (umów o poziomie usług), aby zapewnić bezpieczeństwo sieci Twojej firmy.

Koszty

Outsourcing IT ma wiele zalet, ale niektóre z nich wiążą się z kosztami. Outsourcing IT może zmniejszyć koszty utrzymania wewnętrznych zespołów IT, zwłaszcza w czasach wzrostu biznesu. Na przykład, jeśli Twoja firma zatrudnia 50 osób, możesz spodziewać się, że zapłacisz około 60 tys. dolarów rocznie za wsparcie IT. Jest to około 100 USD na użytkownika, a może również obejmować jednorazowe opłaty za sesje planowania strategicznych celów biznesowych i awaryjne wizyty na miejscu. Chociaż może się to wydawać dużo, jest to znaczna oszczędność kosztów w porównaniu z zatrudnieniem dwóch pełnoetatowych pracowników IT. Należy również wziąć pod uwagę przyszły rozwój firmy i dodatkowe koszty nowych projektów i usług.

Outsourcing wiąże się jednak z kosztami, i to kosztami ukrytymi. Oprócz kosztów samej usługi, outsourcing może wiązać się z kosztami administracyjnymi, takimi jak pisanie umów i zapytań ofertowych, ocena wyników wykonawcy i rozwiązywanie sporów. Podobnie, firmy będą musiały uwzględnić w budżecie koszty osobowe, w tym te związane ze zwalnianiem pracowników i wypłacaniem im zasiłków dla bezrobotnych i odpraw. Koszty te stanowią jednak tylko część całkowitych kosztów outsourcingu.

Outsourcing może zaoszczędzić firmom wiele pieniędzy, ale wiele firm nie rozumie kosztów związanych z tym procesem. Niektóre z ukrytych kosztów obejmują zatrudnianie pracowników, płacenie za serwery i przekazywanie wiedzy. Zrozumienie tych kosztów może pomóc klientom podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące ich strategii outsourcingu. Mogą również znaleźć sposoby na obniżenie kosztów outsourcingu.

Jednym z kosztów, jakie ponoszą firmy przy tworzeniu oprogramowania wewnętrznego, są opłaty za licencje na oprogramowanie. Programiści często pobierają wysokie pensje, a firmy muszą pokryć te koszty, aby ich zatrzymać. Innym ważnym kosztem jest początkowa konfiguracja infrastruktury IT. Obejmuje to ustawienie niezbędnego sprzętu, oprogramowania i infrastruktury testowej.

Outsourcing projektu rozwoju oprogramowania może zaoszczędzić sporo pieniędzy. Outsourcing może zmniejszyć koszt pełnego projektu rozwojowego o prawie 97 000 USD, co stanowi ogromny margines. Oczywiście, koszt projektu rozwoju oprogramowania może się różnić, w zależności od złożoności i wielkości. Ale najważniejsze jest to, że ogólny koszt outsourcingu jest nadal znacznie niższy niż koszt rozwoju wewnętrznego.

Kwestie bezpieczeństwa

Kwestie bezpieczeństwa są głównym problemem dla kierownictwa wyższego szczebla biznesowego, gdy zleca ono informatykę dla swoich firm. Właściwe postępowanie z kwestiami bezpieczeństwa jest niezbędne do zapewnienia udanego projektu zleconego na zewnątrz. Dostawca usług IT dla firm musi być postrzegany jako zaufany sojusznik, który pomoże zbudować bezpieczny proces rozwoju. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa muszą być jasno udokumentowane, a metody integracji zdefiniowane. Właściwie zbudowany proces bezpieczeństwa może zapewnić sukces każdego projektu outsourcowanego.

Problemy związane z bezpieczeństwem są trudne do określenia w kategoriach pieniężnych, ale często nie są bez znaczenia. Niektóre z tych problemów obejmują wyciek poufnych informacji, wykorzystanie nieautentycznych informacji lub naruszenie praw autorskich. Kwestie te mogą również wpływać na sposób prowadzenia działalności przez firmę. Problemy z bezpieczeństwem mogą również wpływać na lokalizację danych i integrację wielu dostawców.

Bezpieczeństwo danych jest również ważną kwestią przy outsourcingu IT dla firm. Usługi outsourcowane muszą być w stanie chronić wrażliwe dane i własność intelektualną. Dostawcy powinni przestrzegać lokalnych przepisów dotyczących własności intelektualnej i regularnie przeprowadzać oceny ryzyka bezpieczeństwa. Powinni być również przygotowani do podpisania umów o zachowaniu poufności i ponoszenia odpowiedzialności za naruszenia bezpieczeństwa. Wreszcie, dostawcy outsourcingu powinni być sprawdzani na niezależnych platformach przeglądowych pod kątem naruszeń praw własności intelektualnej w przeszłości.

Bezpieczeństwo cybernetyczne jest stałym problemem dla firm i ważne jest, aby mieć plan w miejscu, aby zająć się ryzykiem i złagodzić incydenty. Ważne jest również, aby zrozumieć niedoświadczonych pracowników, którzy mogą pracować nad Twoimi projektami. Zatrudnianie pracowników wewnętrznych jest często lepszą opcją dla organizacji z obawami dotyczącymi bezpieczeństwa. Co więcej, pozwala firmom przeprowadzić wywiad z nowo zatrudnionymi i mieć jasne pojęcie o ich doświadczeniu i wiedzy.

Bezpieczeństwo cybernetyczne jest coraz większym problemem dla wielu firm. Podczas gdy duże przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych specjalistów ds. bezpieczeństwa, mniejsze organizacje często mają ograniczone zasoby. W związku z tym muszą kreatywnie podchodzić do swoich budżetów. Co więcej, koszt rozwiązania problemów związanych z bezpieczeństwem cybernetycznym może zwiększyć budżet IT i potencjalnie zagrozić głównym inicjatywom biznesowym. Ponieważ ryzyko związane z bezpieczeństwem staje się coraz bardziej kosztowne, organizacje muszą mieć pewność, że wyprzedzają zagrożenie. Funkcje bezpieczeństwa są często zlecane na zewnątrz, co może pomóc firmom w obniżeniu kosztów i poprawie obsługi klienta.

Outsourcing bezpieczeństwa IT może być również korzystny dla firm, które zlecają obsługę informatyczną firm. Zwiększa to bezpieczeństwo dla pracowników i klientów oraz zmniejsza ryzyko dla właściciela firmy. Jednak minusem jest to, że jeśli firma zleca na zewnątrz swoje bezpieczeństwo, może stracić kontrolę nad swoimi systemami i poufnymi danymi. Jednak umowy o poziomie usług i umowy o poufności mogą pomóc przedsiębiorstwom w ochronie wrażliwych informacji.

Znaczenie bezpośredniego nadzoru

Pomimo korzyści płynących z outsourcingu, firma nadal musi być w stanie ściśle kontrolować dane i procesy, które są wykorzystywane. Bezpośredni nadzór jest niezbędny, aby zapewnić bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych. Firma zlecająca na zewnątrz swój dział IT powinna mieć wspólną strukturę zarządzania z dostawcami. Powinna również posiadać dedykowane zespoły monitorujące kompleksowy zestaw wskaźników KPI oraz doświadczenie klienta. Powinna również mieć możliwość upoważnienia dostawców usług do podejmowania niektórych decyzji samodzielnie, ale koordynować z nimi działania jako partner.

Większość firm nie rozumie, że istnieje wiele opcji outsourcingu, które są dla nich dostępne. Mogą realizować procesy we własnym zakresie, zlecać je usługodawcom, tworzyć spółki joint venture, a nawet zakładać centra wewnętrzne za granicą. W większości przypadków firmy nie oceniają wszystkich opcji i mają tendencję do zbyt wąskiej analizy kosztów i korzyści. Ponadto, współzależność pomiędzy procesami wewnętrznymi i zleconymi na zewnątrz może spowodować, że analiza kosztów i korzyści wypadnie na korzyść usług wewnętrznych.

Ukryte koszty

Wiele firm nie bierze pod uwagę ukrytych kosztów związanych z przejściem na dostawcę zewnętrznego. W niedawnym badaniu 50 projektów outsourcingowych Jerome Barthelemy, profesor w szkole zarządzania Audencia Nantes we Francji, przedstawił cztery rodzaje ukrytych kosztów, które firmy często pomijają. Podczas gdy wielu z tych kosztów można uniknąć, inne nie.

Jednym z najbardziej pomijanych kosztów jest koszt niestandardowej jakości. Koszt ten może wynosić nawet 20%. Aby tego uniknąć, konieczne jest stworzenie harmonogramu, który pozwoli zarówno dostawcy, jak i nabywcy być na tej samej stronie. Kluczowe znaczenie ma również częsta ocena wyników i ciągła komunikacja na linii klient-dostawca.

Zarządzanie przejściem od wewnętrznego do zewnętrznego działu IT może stanowić wyzwanie. Utrzymanie morale na tym etapie jest niezbędne, dlatego ważne jest, aby zapewnić płynne przejście. Oferowanie pracownikom dobrych rekomendacji i możliwości nawiązania kontaktów jest dobrym sposobem na zachęcenie ich do pozostania w zespole. Należy również pamiętać, że koszty wynagrodzeń mogą w tym czasie wzrosnąć dwukrotnie. Oprócz wynagrodzeń, firmy powinny również rozważyć ukryte koszty zmiany sprzętu, takie jak energia elektryczna i transfer danych.

Wybór dostawcy to kolejny powszechny ukryty koszt związany z outsourcingiem. Potrzeba zasobów, aby ocenić potencjalnych dostawców outsourcingu, napisać umowę i ocenić ich propozycje. Proces ten może trwać miesiące, a nawet lata i może wiązać się z dużymi kosztami prawnymi. Ostatecznie, koszt wyboru dostawcy usług outsourcingu IT zależy od jakości dostawcy usług outsourcingu i rodzaju projektu, którego się podejmuje.

Różnice kulturowe mogą również zwiększyć koszty outsourcingu. Na przykład, jeśli programiści nie znają języka używanego przez firmę outsourcingową, nieporozumienie kulturowe może skutkować błędną komunikacją. Ponadto trudności komunikacyjne i infrastrukturalne mogą spowodować przeciąganie się projektu, co zwiększa koszty.

Outsourcing IT to sprawdzony sposób na obniżenie kosztów operacyjnych, który pomógł wielu firmom obniżyć koszty. Firmy muszą jednak pamiętać, że ukryte koszty nie zawsze są tak proste, jak się na początku wydaje. Niektóre firmy uważają, że koszt outsourcingu to po prostu suma pieniędzy, którą płacą dostawcy, podczas gdy inne definiują go jako koszt alternatywny lub koszt przyrostowy.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]